Клиент: Группа компаний «Надежда Девелопмент»
Партнер: сервис ЭДО по спецтехнике StillDoc
Группа компаний «Надежда Девелопмент» - это старейший застройщик Брянска, годами сохраняющий качество и крупные объемы строительства.
В портфеле компании:
В ГК «Надежда Девелопмент» входят не только строительные организации, но и компания, которая занимается грузоперевозками и обеспечивает проекты специализированной строительной техникой и транспортом. Все заявки на технику - от легкового транспорта до длинномеров, камазов и башенных кранов - распределяются внутри контура ГК, обеспечивая полный строительный цикл. В штате транспортной компании также есть свои есть водители, диспетчер, медицинский работник и механики. А в связи с изменением требований законодательства с 2026 года документооборот транспортных компаний должен быть переведен в электронный вид.
У «Надежда Девелопмент» уже есть большой опыт цифровизации бизнеса - с 2021 года застройщик является активным пользователем MacroCRM и MacroERP. В компании подключены модули Проекты, Документы, Снабжение, Финансы, Задачник, Тендер, а также интеграция с 1С и сервис передачи ключей.
Поэтому когда возник вопрос о цифровизации работы по заказу спецтехники, компания активно взялась за перевод этого блока на цифровые рельсы.
Ранее вся работа по заказу техники была организована через звонки и бумажный документооборот. Каждый прораб ежедневно звонил диспетчеру-логисту, тот собирал запросы на необходимую технику со всех строительных участков и вносил в Excel. Далее логист создавал разнарядку в файле Word и отправлял перевозчику для подготовки путевых листов.
Эта система была отлажена, но коммуникация через звонки и ручное заполнение таблиц требовали огромного количества времени и внимания логиста.
Со стороны транспортной компании процесс также был трудозатратным. Подготовка путевых листов и внесение туда информации проводилась вручную. Так как у ГК «Надежда Девелопмент» есть разные виды спецтехники со своими особенностями и продолжительностью использования, у всех путевых листов были разные сроки и форматы информации, которые туда вносились логистом, медицинским работником, механиками и водителями. Когда путевые листы возвращались обратно перевозчику, все данные опять вручную переносили в файл Excel для того, чтобы подать информацию в бухгалтерию, рассчитать зарплату, соотнести расход топлива с нормативами и пр.
Мы знали, что при работе по перевозкам нам рано или поздно нужно будет подключать сервис по электронному документообороту, это необходимость, которую диктуют нам текущие реалии. Все транспортные накладные и путевые листы должны быть оформлены в электронном виде. У всех сотрудников на всех уровнях уже давно сложился опыт работы с бумагой и звонками, но мы решились пойти на новый этап.
СВЕТЛАНА КУРСИНА
Ведущий специалист по IT аудиту ГК «Надежда Девелопмент»
При подборе решения в ГК «Надежда Девелопмент» рассматривали разные компании, но все они предлагали исключительно сервис по выписыванию путевых листов. На рынке много программ, в которые вносятся справочники техники и сотрудников, и далее один сотрудник заполняет, а другой получает путевой лист.
Но в компании решили рискнуть и перестроить свои внутренние процессы, пойти по пути упорядочивания - от устных договоренностей переходить к логике действий, чтобы у разных участников процессов появилась своя зона ответственности.
С внедрением StillDoc мы решили повышать дисциплину прорабов - чтобы они свою потребность в технике формулировали осознанно, беря ответственность за ресурсы, которые они заказывают. Так как наша группа компаний обладает более 100 единицами собственной техники, прорабы работали в режиме, где им условно доступна любая спецтехника практически на неограниченное время. Хотя это ресурс, который имеет свою ценность и цену, и за который по сути платит компания (хоть и не «на сторону», а внутри своего контура).
СВЕТЛАНА КУРСИНА
Ведущий специалист по IT аудиту ГК «Надежда Девелопмент»
ГК «Надежда Девелопмент» выбрали StillDoc, так как их подход помогал эффективно и комплексно выстроить бизнес-процесс на всех уровнях:
| ЦЕЛЬ ЗАСТРОЙЩИКА | ЦЕЛЬ ПЕРЕВОЗЧИКА |
|---|---|
| Снижение лишних затратвыстраивание грамотной и прозрачной системы по заказу спецтехники | Оптимизация времени сотрудниковуход от ручного заполнения таблиц и путевых листов |
Запуск системы прошел быстро. Самым продолжительным стал первый организационный этап - подготовка всех данных о технике, водителях, документов и договоров между перевозчиком и застройщиком для переноса в систему.
Этот этап принес порядок в нашу документацию, мы сразу обнаружили пробелы, каких данных не хватает, быстро их добавили и внесли в систему уже все документы. Даже на этом подготовительном этапе команда StillDoc помогла нам увидеть и исправить недоработки в привычной нам схеме.
СВЕТЛАНА КУРСИНА
Ведущий специалист по IT аудиту ГК «Надежда Девелопмент»
Перед началом работы в систему внесли:
В последнем пункте очень ценным оказался опыт работы команды StillDoc, их экспертиза стала основой для перестройки внутренних процессов, как у сотрудников застройщика, так и в транспортной компании.
На стадии разработки и программирования мы тщательно продумываем какие функциональные возможности будут востребованы и доступны для каждой роли в системе. Они могут быть скорректированы на этапе внедрения для эффективности бизнес-процессов клиента. И политика в проектировании у нас такая: помочь компании перейти на эффективные бизнес-процессы или выстроить их для компании грамотно и выверено, если они изначально не были выстроены.
АЛЬБЕРТ ГАСАНБЕКОВ
Основатель StillDoc
Затем для прорабов на всех участках по-очереди сделали обучающие инструкции по созданию заявок, провели индивидуальные обучения и с каждым опробовали сервис. Кому-то из сотрудников было достаточно скринов, так как интерфейс StillDoc очень простой и понятный, исключающий любые сложности или ошибки.
Сотрудники в целом понимали необходимость перехода на цифру, что система будет меняться, потому что бумажный вариант не подходит, просто думали, как это будет выглядеть. Когда объяснили и показали - кто-то удивился, насколько простой интерфейс. Создание заявок со стороны прорабов тоже было принято легко и просто. Основная сложность для них была в новой задаче - отправляя заявку подумать и четко оценить, на какое время нужно заказать технику. Скорость формирования заявки минимальна, делается элементарно, скорость передачи заявок к диспетчеру также быстрая, процессы не зависают, все происходит моментально. Аналогично с диспетчером - логист выбирает технику, заявка улетает перевозчику. Перевозчик через СМС уведомление видит заявку, проверяет или назначает водителей, весь процесс по цепочке проходит очень быстро и гладко.
СВЕТЛАНА КУРСИНА
Ведущий специалист по IT аудиту ГК «Надежда Девелопмент»
В результате внедрения существенно сократилось время на оформление заявок и работу с путевыми листами. Ранее на один документ уходило около 15 минут, а в StillDoc система автоматически формирует и заполняет путевые листы непосредственно в момент назначения техники.
Также за счет автоматизации удалось исключить ошибки, ранее возникавшие при ручном заполнении путевых листов.
Изменился и сам подход к планированию техники. Если раньше спецтехнику часто заказывали сразу на полную восьмичасовую смену, то теперь прорабы, начальники участков и мастера начали более точно рассчитывать необходимое время под конкретный фронт работ. Это позволило существенно снизить простои техники и повысить дисциплину в части контроля затрат.
Мы изменили саму систему мышления прорабов по поводу выбора техники, сначала это было непросто, но мы сознательно выбрали этот путь. Благодаря программе они стали более грамотно планировать работу спецтехники на своих участках и стараются указывать адекватное время работы, в которое техника действительно будет задействована.
СВЕТЛАНА КУРСИНА
Ведущий специалист по IT аудиту ГК «Надежда Девелопмент»
Таким образом, цели обеих сторон были достигнуты.
Компания-перевозчик получила сервис с легким и быстрым формированием путевых листов в идеально правильном виде:
У компании застройщика появилась прозрачность планирования и расходования ресурсов:
Когда прораб формирует заявку, в интерфейсе четко отображается сколько будет стоить для застройщика каждая добавленная техника, каждый час, каждая дорога, сколько это обойдется компании. Это наша цель и миссия - чтобы каждый сотрудник со стороны застройщика понимал и постепенно привыкал анализировать, сколько денег компании он потратит и как их расходовать с максимальной эффективностью.
АЛЬБЕРТ ГАСАНБЕКОВ
Основатель StillDoc
Сейчас StillDoc активно используется в ежедневной работе застройщика - за первый квартал 2026 года через систему прошло более 190 заявок и свыше 380 заказов на технику. Благодаря внедрению сервиса спецтехника не простаивает, а работает с хорошей отдачей для всех - так как сотрудники водители заинтересованы в заработке, а компания - в эффективном распределении ресурсов.
